Méthodes et pratiques pour chaque stratégie de sectorisation
Identifiez la méthode la plus adaptée à travers quelques exemples illustrés
Atelier animé par Alexandra Gomez
Cet atelier se déroulera selon les étapes suivantes :
Axe 1 - Organiser des secteurs d’intervention : affecter les points à visiter
- Scénario
- Visualiser à partir d’une affectation connue l’emprise de chaque «secteur»
- Créer des secteurs avec une charge de travail équilibrée
- Trouver le meilleur emplacement pour des ressources et recréer des secteurs optimisés
- Bilan
Présentation : Les problématiques de la sectorisation
Sous le terme de sectorisation on retrouve l’expression de besoins spécifiques (livraisons ou interventions à assurer avec visites identifiées ou charges de travail estimées, aussi bien que portefeuilles client à animer ou potentiels de prospection à répartir…) avec les caractéristiques propres à différents domaines d’activité. La sectorisation concerne donc aussi bien la représentation de zones de livraison ou d’interventions logistique, que des zones de couverture ou des secteurs commerciaux.
A ces besoins hétérogènes se mêlent diverses contraintes logistiques, humaines, historiques (localisation des ressources ou dépôts, relations client à préserver, cadres contractuels, prise en compte de compétences…), mais toujours dans l’optique d’optimiser la façon de couvrir un territoire donné, en réduisant le temps consacré aux déplacements.
Un point de départ méthodologique consiste à faire la distinction entre sectorisation et affectation, en commençant par se demander à quoi doivent correspondre les « secteurs » de l’activité que l’on cherche à optimiser :
- S’il s’agit d’affecter un ensemble des points de visite connus, sans s’appuyer sur des territoires de référence, afin de gagner avant tout en efficacité opérationnelle des ressources, on va adopter une méthode de « sectorisation » des points ou affectation ;
- S’il s’agit de définir une sectorisation à partir des territoires de référence (communes, zones postales…), permettant d’attribuer la responsabilité de chaque périmètre territorial à un collaborateur, afin d’améliorer la couverture du marché, on va adopter une méthode de « sectorisation » des territoires.
Par ailleurs, les données disponibles qu’on souhaite exploiter peuvent également orienter les choix d’une sectorisation :
- La sectorisation des points ou affectation est pertinente lorsqu’on dispose de points clients (visites, prospects…) localisables de manière précise et dont on connaît la charge de travail qu’ils représentent ;
- La sectorisation des territoires est pertinente lorsqu’on dispose de données clients précises (localisables) mais que l’on souhaite également coupler avec des potentiels de prospection, volumes de ventes ou historiques de charge de travail, données cette fois disponibles à l’échelle des communes, zones postales ou tout autre découpage territorial.
Voyons donc quelques exemples de ces différentes méthodes pour aborder la sectorisation.
Axe 1 – Organiser des secteurs d’intervention : affecter les points à visiter
Le but est de travailler sur un ensemble de lieux de visite (clients, prospects, interventions) qui seront regroupés dans un même secteur, sans prendre en considération un limite territoriale précise. La priorité est de privilégier la proximité entre les points et la minimisation des temps de parcours, tout en garantissant un équilibre dans la charge de travail. Ces secteurs peuvent être, optionnellement, optimisés par rapport à la localisation d’une ressource donnée. Pour ce type de problématique, on parle plutôt d’allocation ou d’affectation de points.
Scénario
Sur la région de Bretagne nous disposons d’un ensemble de points représentant des visites à effectuer. Chaque point représente une charge de travail qui impacte son poids au sein d’un secteur. Elle exprime un coût global en temps qui prend en compte le temps d’une visite ainsi que la fréquence des visites à effectuer sur l’année. Sur les points, on dispose de l’information de l’affectation actuellement existante.
Avant tout, il faut préparer et intégrer l’ensemble des données. Référez-vous à l’atelier « Boîte à outils géomarketing » pour des exemples concernant l’import et le géocodage des différents points qui représentent les clients ou visites. Importez les points avec les différents indicateurs à exploiter lors de la sectorisation (dans notre exemple, une charge de travail). Bien sûr, pour représenter une sectorisation existante, n’oubliez pas d’importer également la donnée qui permet de récupérer, pour chaque point, son affectation actuelle.
Visualiser à partir d’une affectation connue l’emprise de chaque « secteur »
Sur les points visités, si l’on dispose d’un champ qui renseigne l’affectation existante, il est alors possible de visualiser clairement les différentes affectations grâce à des couleurs différentes, ainsi que l’emprise de chaque groupe de points. La construction du secteur permet également d’agréger sur chaque enveloppe le cumul de données pertinentes (le nombre de points par secteur, la charge de travail totale, etc.), afin de bien identifier les déséquilibres existants.
Dans le scénario décrit, la situation existante montre un évident déséquilibre en termes de charge de travail ainsi que d’importantes discontinuités entre les différents groupes de points. A partir de ce constat nous chercherons à optimiser l’affectation des points en sept secteurs.
Créer des secteurs avec une charge de travail équilibrée
Nous allons réaliser une nouvelle sectorisation, en commençant par créer le nouveau champ d’affectation sur les points. Pour le nombre de secteurs souhaité, nous choisissons sept secteurs, ce qui correspond au nombre de ressources nécessaires pour absorber la charge de travail annuelle totale. Lors du choix du ou des critères qui doivent être pris en compte pour équilibrer les secteurs, nous demandons exclusivement la charge de travail. L’utilisation du graphe routier par l’algorithme permet d’obtenir des secteurs bien continus en minimisant la distance ou le temps de déplacement. Choisir de créer l’enveloppe englobante de la sectorisation permet de bien visualiser le résultat.
On obtient donc la nouvelle affectation sur chaque point client, représentée par des couleurs différentes, ainsi que les valeurs totales de la charge de travail par secteur et le nombre de points dans chacun d’entre eux. On constate une bien meilleure répartition géographique, tout en respectant l’équilibre dans la charge de travail.
Trouver le meilleur emplacement pour des ressources et recréer des secteurs optimisés
Dans le scénario précédent, nous aurions pu choisir d’utiliser la localisation des ressources actuelles comme critère à prendre en compte lors de la sectorisation. Cependant, dans notre cas, on considère qu’actuellement les ressources ne sont plus réparties de la meilleure façon sur le territoire suite à des départs qui nécessitent donc des remplacements. Nous allons plutôt rechercher des lieux de recrutement idéaux qui permettraient de couvrir au mieux le territoire.
Nous commençons par calculer le barycentre de l’ensemble des points de chaque secteur. Ensuite, nous recherchons pour chaque barycentre, la ville la plus proche de plus de 15 000 habitants. Nous disposons ainsi de nouveaux lieux ciblés où l’on pourrait recruter des ressources. Nous utilisons ces lieux identifiés pour recréer à nouveau des secteurs, toujours équilibrés en charge de travail, et optimisés par rapport à cette localisation.
A l’issue de chaque sectorisation, il est possible de réaliser des ajustements manuels afin de transférer des points d’un secteur à un autre, si on souhaite régler manuellement quelques cas particuliers. L’impact de chaque modification est visualisé de manière interactive.
Bilan
L’affectation des points permet de créer des secteurs qui peuvent être finement équilibrés en fonction de lieux de visites connus (localisables) et dont on connaît le poids qu'il représentera au sein d’un secteur, ainsi que selon un emplacement des ressources.
Cette méthode s’avère pertinente notamment pour des problématiques de sectorisation logistique, les secteurs peuvent constituer le point de départ d’une optimisation de tournées, afin d’établir par la suite des plannings plus précis.
Axe 2 – Prospection commerciale et potentiel local : sectoriser le territoire
Le but dans cette deuxième partie est de créer des secteurs à partir de territoires de référence et de délimiter ainsi des espaces au sein desquels une ressource peut réaliser de manière efficace les objectifs de son activité, par exemple la prospection commerciale. Chaque ressource disposera, a priori, d’une exclusivité sur son territoire.
Scénario
Sur la région de Bretagne nous disposons, d’une part, d’un ensemble de points représentant un portefeuille clients. Ces points constituent des clients importants à visiter au moins deux fois dans l’année. D’autre part, nous disposons d’une information sur un chiffre d’affaires potentiel réalisable sur chaque zone postale. Le portefeuille client ainsi que les potentiels doivent être répartis de manière équilibrée entre les sept commerciaux qui sont en charge de couvrir la région.
Il faut, de même que pour le scénario précédent, préparer et intégrer l’ensemble des données utiles. Référez-vous à nouveau à l’atelier « Boîte à outils géomarketing » pour des exemples concernant la mise à jour de données et le comptage de points clients au niveau des zones postales (jointures).
Créer des secteurs commerciaux adaptés à la force de vente
Sur les zones postales nous avons donc pour chaque entité un nombre connu de clients ainsi qu’un chiffre d’affaires potentiel. L’objectif est de rééquilibrer les secteurs afin d’avoir une répartition équivalente de points clients et de potentiel à fournir à chaque responsable de secteur.
Nous réalisons une nouvelle sectorisation en indiquant quels sont les territoires à prendre en compte, ici les zones postales. Nous choisissons d’utiliser les ressources en tant que critères de centrage des secteurs et nous définissons les variables statistiques qui doivent être équilibrées (le nombre de clients et le chiffre d’affaires potentiel).
En choisissant la méthode nous définissions celle qui utilise les pôles (ressources) pour définir le nombre de secteurs souhaités.
Après optimisation, les résultats peuvent être clairement visualisés par une plage de couleurs qui permet de distinguer à quel secteur est attribuée chaque zone postale.
Ajuster une sectorisation
Le tableau récapitulatif de la sectorisation permet de constater le bon équilibre entre les secteurs et de réaliser, si on le souhaite, quelques modifications manuelles. Un re-calcul dynamique permet de constater l’impact de chaque modification. Le détail des données associées aux secteurs peut être exporté facilement pour les récupérer dans un autre application, Excel par exemple.
Les secteurs peuvent être créés dès qu’on estime que la sectorisation est satisfaisante. La sectorisation peut aussi être ré-optimisée à tout instant si on le souhaite.
Parmi les diverses méthodes proposées pour une sectorisation des territoires, il est également possible de travailler à partir des secteurs existants ou de définir un nombre de secteurs souhaités, sans nécessairement prendre en compte la localisation des ressources.
Bilan
La sectorisation des territoires permet de travailler sur des unités de référence non dépendantes de l’organisation, donc qui permettent d’avoir un référentiel constant.
Souvent associée au pilotage des territoires de prospection commerciale, cette méthode de sectorisation peut également être utile dans la planification des secteurs d’intervention, si l’on dispose de temps d’intervention moyens par commune, par exemple, ou de données historiques, comme l’activité sur le territoire sur l’année N-1.
Conclusion
Sans prétendre faire un tour exhaustif des différentes stratégies de sectorisation, ces deux axes permettent d’illustrer les quelques grandes lignes de la mise en pratique de l’optimisation d’une activité sur le territoire.
En général, l’affectation des points permet de réaliser des sectorisations efficaces qui s’adaptent à la réalité opérationnelle. Elle peut nécessiter cependant des rééquilibrages plus ou moins fréquents dans le but de s’adapter à l’évolution de l’activité, selon les nouvelles charges de travail. Des secteurs définis par des limites territoriales permettent un meilleur pilotage, une affectation simple et directe des nouveaux clients basés sur leur localisation géographique, mais sont parfois moins finement équilibrés que lorsqu'on travaille sur le détail de la charge de chaque point client.
Chaque sectorisation appelle à être revue, parfois nécessitant une ré organisation globale, les algorithmes d’optimisation permettant de répondre à cette demande. Les outils pour effectuer des modifications manuelles permettent d’ajuster les sectorisations existantes sans amener des changements trop importants. Ils permettent de préserver les liens qui unissent les ressources au territoire qu’ils connaissent et de garantir une pérennité de l’organisation établie.